デスクの整理整頓は仕事効率化の武器。整理整頓３つのコツとは？
2017/10/07
仕事のデスクに資料が山積みになっている、資料を探そうと思ったらなかなか見つからず時間がかかる…そんな経験ありませんか？
仕事を効率化する、無駄な時間の削減のために大きな影響を及ぼす整理整頓術。
今回は、デスクの整理整頓のコツを3つご紹介します。
１．整理整頓のポイント。役割別に資料を分ける
まずは役割別に資料やフォルダを分けてみてください。顧客別、プロジェクト別、問題別…あなたの仕事の種類によって分けやすいカテゴリーがあると思いますので、それに従って関係資料をファイリングするというイメージです。
ファイルに入れるという作業までやらなくても、収納棚を作って分類して入れる。あるいは、ただファイルで挟むだけでもいいので大まかに分類して収納するんです。
例えば、わたしの場合、頻繁に使うものとして顧客別に棚に資料を分けていれています。時々しか使わないものは、トピック別に分類してファイルに挟んでしまっています。
トピック別というのは、議論進行中の改善プロジェクトや、人事総務関係の手続き書類などなど…
細かく分けると維持・管理が面倒になってしまう可能性があります。継続して負担にならずに続けられる方法というのがポイントです。
そのために、ざっくりした分類の仕方、ざっくりしたファイリングの仕方で構いませんので、どこに収納しているかがわかる状態にだけしておきましょう。
２．よく参照するものは貼り出しておく
覚えるようなものでもないけれども（覚えられるものでもなく）、時々参照する必要がある用語や数字ってありますよね？
何度もノートを見返したり、何度も人に聞いたりするのも非効率的なので、よく参照するものはまとめて簡単な一覧表にしてしまいましょう。
一覧表作成に時間をかけてしまうと本末転倒ですので、本当に簡単な形式でいいと思います。
それさえも面倒という場合、メモとして箇条書きして、どこかに貼っておきましょう。つまり、情報を取り出す・探すという時間を削減するということなんです。
例えば私の場合、社内で使用する顧客コードや、出張精算に使用する社内コード、時々しか問い合わせは来ないが、必要な時に思い出せない担当者の名前など…
いざ使う時に思い出せない、どこに書いたか覚えてないということを防ぐために、ポストイットにメモして、まとめて机の近くに貼り出しています。
何度か使っているものを「探す」という作業は時間の無駄ですし、工夫すれば防げるものなんですよね。
いつも忘れてしまうというものがある人は、次回そのデータを使う時にメモして貼り出すというのを忘れずにやってみることをオススメします。
３．週に１回整理整頓の時間をスケジュールに入れる
デスクの整理整頓って後回しにしがちですよね。それ以上に重要な仕事が日々舞い込んでしまいますし。
ただ、整理整頓がある程度できていると仕事の効率もあがるので整理整頓自体も業務の一つだと思った方がいいかもしれません。
きっちり完璧にやる必要はありません。週に1回5分でも10分でもいいので整理整頓の時間をスケジュールに入れてみるといいのではないでしょうか。
できれば朝出社してすぐの5分などがオススメです。
１日の仕事が終わってからと思っていると、いつまでたっても取りかかれない可能性がありますからね…
わたしは、ちょっと集中力が切れて気分を切り替えたいとき、作業に区切りがついたときなどに、整理整頓タイムを取ってしまうこともあります。
デスクの整理整頓は職場に限らず、家でも同じことが言えます。ちょっとした工夫や、ほんの数分の作業の積み重ねが、いざという時の作業のスピードを高めてくれたり、精神的なイライラを防いでくれますよ。
