うっかりミスを防ごう！スケジュール管理３つのコツ

2016/12/24 2017/10/09

来年こそはきちんとスケジュール管理して、効率よく時間を活用しよう…来年の手帳が発売されているのを見ると、気持ちも新たにこんなことを考えますよね。

手帳、アプリ…どんな手段を使うにせよ、うっかり予定を忘れていた、ダブルブッキングしてしまったということは起こりがち。

どんなツールを使うかというよりも、そもそものスケジュール管理のコツさえ押さえておけば、スケジュール管理ミスも防げるんです。

今回はスケジュール管理のコツを３つご紹介します。

予定が発生したら、その時にすぐスケジュールに入れましょう。そんな簡単なことかと思うかもしれませんが、これを徹底することでスケジュール管理の半分は押さえられていると言ってもいいぐらいなんです。

わたしはGoogleカレンダー使っていますが、携帯ですぐに日時を入れておきます。

すぐにスケジュールに記入するってすごくシンプルですが、後で書いておこうって後回しにする人が意外と多いんです。とにかく”自分の記憶に頼らない”ということを徹底することがスケジュール漏れやダブルブッキングを防ぐことにつながるんです。

すぐスケジュールに記入しておけば、その瞬間に忘れても、もう大丈夫なんです。

スケジュールに入れておこうと思っている間に、突然別の情報が入ったり、違う刺激が脳に入ってくると、さっきまで覚えていたことを忘れてしまうんです。

これは仕事でもプライベートでも同じですね。スケジュールは予定が発生した時すぐに記入する。これを実践してみてください。

ちなみに、いつでもどこでもスケジュールに入れられるという意味で、わたしは紙のスケジュール帳より、携帯で使えるツールをオススメします。

予定がいっぱい埋まっている方が、デキる人っぽい感じがしますよね。なんとなくスケジュールが埋まっていないと不安になるという人も多いのではないでしょうか。でもスケジュールの詰め込みすぎには注意しましょう。

その予定にどれぐらいの時間がかかるのか？次の予定までの移動時間は？スケジュールに詰め込みすぎると、一つの予定が遅れた時に、後の予定全てが後ろ倒しになり全ての予定を終えることができないという状況になりかねません。

クッション材となるような余裕時間を少し間に入れるよう工夫してみるといいと思います。

もちろん、本当に予定が多すぎて隙間時間なんて作っている場合ではないと思うかもしれません。でも、その余裕のなさが相手に伝わってしまっているんです。それがお客さまとのアポイントだとしたら、せかせかしているあなたの話を相手は落ち着いて聞くことができるのでしょうか。

予定の詰めすぎは結果的にあなたをいろんな方向から苦しめることになる可能性があるんです。予定が詰まりすぎている人は、どうしてそんなに詰まっているのか、どこか省いたり短縮できるものはないのか調整してみるといいのではないでしょうか。

2,3日後の予定なら覚えていられるかもしれませんが、少し先の予定で、しかも確定していない予定ってありませんか？

こういったステイタスの違う予定でも忘れないようにスケジュールに入れておくと、重複して予定を入れてしまった、調整中だったのを忘れていたというミスを防げます。

わたしの場合は、調整中で返信待ちの予定を「仮」、申込みが必要なイベントで、申込みが済んでいたら「済」、申込みをまだしていない、迷っているものなら「未」といったように、スケジュールのタイトル頭に区別できるような言葉を入れるようにしています。

そうすると、スケジュール全体を見た時に、これを確定させないといけない、申し込まないといけないというTO DOタスク管理のようにも使えるんです。

もちろん、なるべく未確定のスケジュールを少なくするように決断を早くするという意識も大事なのかもしれませんが、全てがそううまく調整できるわけではないですよね。

スケジュール管理の方法に正解はありません。あなたの一番やりやすい方法で管理するのが一番いいと思います。でも、ちょっとした工夫でスケジュール管理のストレスやミスを防ぐことができますので、試してみてくださいね。