これで差がつく！？営業事務に求められる3つのスキル

2016/12/08 2017/10/13

営業事務と名のつく仕事についている人、あるいは募集されている求人、けっこう多いですよね？事務職って、脇役っぽいし、与えられたことをこなしていればいい？

そんなことはありません。営業事務といっても、きちんとパフォーマンスを発揮することが、後々自分のキャリア変更や、自分らしく生きるステップになることもあるんです。

今すでに営業事務についている人や、これから営業事務をやってみようと考えている人のために、営業事務として力を発揮するために必要なスキルを3つご紹介します。

１．営業事務の奥深さを左右する、全体把握力

営業事務のイメージや、実際に仕事している人でよく見られるのが、「営業から頼まれたことしかやりません」というスタンスの人です。確かに、自分の職務に対して給与をもらっており、自分の担当以外はやらないという考えも一理あるかもしれません。

ただ、営業事務をやる上で重要なのは、業務全体の流れを把握することです。実際に他の業務を手伝うべきという意味ではなく、営業という仕事全体がどんな流れで進んでいるのかに興味を持つことが大切なんです。

そうすると、営業がどんな仕事に時間がかかっている、どんなところに苦労している、どんな仕事が漏れやすいということが見えてくるのです。

わたし個人の意見ですが、営業事務は営業が営業活動にもっと力を注いで売上を上げれるように環境を整えてあげること、タスク管理をしてあげることが大事な役目の1つなのではないでしょうか。社長秘書と役割が似ているかもしれませんね。

わたしも実際に営業事務をやったことがありますが、営業の観点から仕事を見るようにしていたので、先回りしてリマインドしたり、裏で確認を取っていたりと水面下で調整に走っていることが多かったですね。

こうなると、営業との信頼関係も生まれ、より営業の知識に近い部分も学べますし、営業部署全体の動きが見えてくるようになります。これは、営業事務から他の仕事に転職したいと思った時にも役立つ経験になるんです。

２．営業事務は最後の要？！タスク管理能力

営業事務って、営業が忘れてしまっているタスクを網羅することも大事な仕事の一つなのではないでしょうか。なんで自分でタスク管理できないんだ…と愚痴りたくなってしまうかもしれませんが、 このタスク管理能力は営業事務のパフォーマンスの差を生みます。

自分の仕事なんだから、自分で責任持ってやるべきという気持ちもよくわかります。でも、人のタスクまで把握して管理できるようになると、「あの人なら安心して仕事を任せられる」という信頼につながるんです。

ある意味、マネージャーかのように、営業を後ろから操っているぐらいの気持ちでもいいかもしれません。それが意外と楽しくなってくることもあるのでは。実際、わたしは営業をプロデュースしているような感覚で、どうしたら営業がうまく仕事を進められるのか、その人の得意・不得意を見極めて、最大限のパフォーマンスを出してもらうためには、どんなサポートをすればいいのかと考えるのを楽しんでいましたね。

３．一歩踏み込んだサポートをするためのコミュニケーション能力

コミュニケーション能力は、どんな仕事でも求められるスキルかもしれませんが、営業事務でも非常に重要なスキルになります。

営業事務は、他部署との調整や営業とのやり取りなど、仕事でコミュニケーションを取る関係者が結構多いんです。先取りして確認しておく、問題なく業務が進むように根回ししておくといった、調整能力があると営業事務としてのパフォーマンスが高くなります。調整するために、コミュニケーション能力が重要という見方もできますね。

そして、営業が営業事務の存在をありがたく感じる瞬間というのは、「期待以上のサポートをしてもらったとき」ですよね。あなたは期待以上のアウトプットを出せていますか？あなたが介在する価値のある仕事をできていますか？それを見直して見ると、どんどん仕事の範囲や奥深さは広がっていきます。

営業事務って、ただ見積り作成したり、請求書処理したり…という事務処理業務というイメージが強いかもしれません。でも、自分を成長させたい、経験を積んでいきたいという気持ちがあるなら、ここでご紹介したスキルを意識してみてください。

もっと言うと、目の前の仕事で高いパフォーマンスを発揮することが、結果的に自分の人生を面白い方向へ導いてくれるんです。

営業事務といっても業界や企業によって任される仕事は様々だと思いますが、まずは、与えられたことをこなるという域から一歩上へ飛び出すということを心がけるといいのではないでしょうか。

単なる事務作業は機械に取って代わられる時代だからこそ、人が介在する価値、あなたがサポートする価値を存分に発揮してくださいね。