自分だけで仕事をするのは得意でも人に任せるのが苦手…仕事の依頼方法３つのポイント
2017/10/07
自分一人で片付く仕事って意外と少ないですよね。自分だけでやる仕事と、人へ仕事を依頼するのに必要な力は異なってきます。
人にうまく仕事を依頼できない、仕事を依頼しても期待通りにやってもらえない…自分だけで仕事を処理するのは得意でも、人に仕事を任せるのが苦手という人も多いのではないでしょうか。
自分でやる仕事と人に任せる仕事のメリハリをつけて、仕事を効率化するための、スムーズな仕事の依頼方法をご紹介します。
１．仕事を任せるなら、必ず期限を伝える
仕事を進める上で、期限がいつなのかという意識を持つことは大事ですよね。それによって仕事の進め方やスピード感が変わってきます。この期限意識、自分だけで仕事を処理するときは自分の頭の中でわかっているんです。でも人に仕事を任せる時に、相手もわかっているだろうと思い込んでしまうことがあるんですよね。
自分で仕事をするときは、自分で覚えているからいいと思うかもしれませんが、人へ仕事を依頼する時は、必ず期限も一緒に伝えましょう。
今日中にやってほしいということと、来週の会議までに、今月中…など。期限によって仕事を受ける側も仕事への対応が変わってきますよね。
例えば、「このデータを比較してメールで送って」と頼むのと、「このデータを比較して今日中に送って」と頼むのでは、仕事を任された人の受け取り方、優先度はかなり変わってきます。
期限を伝えていないと、「依頼した仕事はいつ送ってくれるんだろう…」という気苦労もしますし、「そんな急ぎの仕事だなんて聞いていない、今更言われても…」という認識違いによるトラブルも起こりかねません。
お互いの勘違い、思い込みを防ぐためにも、人に仕事を依頼するときは期限を伝えることを忘れずに。そうすることで、あなたも安心して人に仕事を任せて他のタスクに集中することができるのではないでしょうか。
２．仕事を依頼している理由を伝える
仕事を依頼される側として仕事を進めやすいのは、その仕事を依頼されている理由がわかっている状態なんです。
なぜその仕事が依頼されているのか、何のために使われるものなのかがわかると、どんな質で、どんな状態で仕事を完成させればいいかのイメージがつきやすいですよね。
仕事を任せる相手がデキる人であればあるほど、依頼する仕事のゴールを共有することでアウトプットの質がとても高くなることも期待できます。
例えば、「このデータをまとめてほしい」と依頼されるのと、「このデータをまとめてほしい、なぜなら来週経営陣が来て予算決めの会議をするので」と依頼されるのでは、どんなデータを作ればいいのかというゴールイメージが変わってくるんです。
ただ作業を依頼されるよりも目的がわかっている方が、仕事を依頼される側としても自分の作業が何の役に立っているかわかるのでモチベーションも高まることになります。
３．なるべく前倒しで情報を伝える
直前にいきなり仕事を依頼されるより、前もって依頼される方が仕事しやすいですよね。
そのことを意識して仕事の依頼の仕方、タイミングを考えてみましょう。
あなたの頭の中ではわかっている、イメージができていることでも、仕事の依頼を受ける人は突然依頼されるのと同じ感覚なのです。
もし事前に、仕事を依頼することが目に見えているのであれば、「仕事を依頼するかもしれない」という事実を伝えておくとスムーズでしょう。
もちろん、曖昧な状態で仕事を依頼して、後で修正を入れる方がいいという意味ではありません。
依頼する仕事の内容まで伝えなくても、「急ぎの仕事をお願いするかも」と一言言われていると、じゃあそれまでに簡単な作業は追われせておこうといった、準備をしてもらえる可能性が高いのです。
仕事を誰かにお願いするときは、あなたが仕事を依頼することで相手の仕事量を増やすことになる、時間を奪うことになるという意識を頭の中に入れておくといいと思います。
仕事なんだから、依頼したらやって当然でしょという態度では、相手も最低限の作業で済ませてしまおうという感情になってしまうかもしれません。
お互い気持ちよく仕事を依頼し、任される関係にすることで、相手の能力を最大限に発揮したアプトプットをしてもらえるのではないでしょうか。それはあなたの仕事を助けることにもつながりますよね。
仕事を依頼するときは、依頼した後の相手の作業を少しでもイメージしてあげられる配慮がポイントになるのではないでしょうか。
