意外とできていない？時間管理のポイント〜４つの作業ごとに分類〜

毎日仕事に追われ、いつの間にか1日、1週間、1ヶ月、1年と過ぎていく…忙しかったから仕方ない、といつも同じサイクルに陥っていませんか？

「忙しい」と感じるかどうかは人それぞれですが、時間管理のコツをつかめば、もっと仕事は効率的に片付けることができ、もっと別のことへ時間が使えるようになりますよね。

今回は、わかっているようで意外と実行できていない、仕事での時間管理のコツを４つの作業ごとに分類してご紹介します。

 

時間管理のコツは「時間配分の見直し」！

 

まず、１日のうちどんな作業に時間を取られているかを考えてみましょう。ざっくりでいいので、どんな作業に１日の時間の何％を使っているのかということですね。

会社での時間管理を改善したい場合、１日の仕事での時間配分を整理してみます。

例えば、メール処理に10％、会議出席に40％、資料作成に30％、電話対応に20％など。

割合の大きな作業から、見直しを考えてみましょう。この作業別に、時間管理の見直し方法をお伝えします。

 

１）会議

よく考えると無駄な会議って多いですよね。そう思っている同僚も多かったりします。誰も言い出さないだけなんです。

本当にあなたが出席する必要がある会議でしょうか？本当にその時間設定が適切なのでしょうか？（もっと短縮できないか）

本題からそれてしまう時は、「その件は別途関係者だけで話しましょう」と言ってみたり、だらだら続く時は「これって、２時間も必要ですかね？」と提案してみることも大事な一歩です。

周囲の合意が得られないこともあると思いますが、提案してみないとわかりません。誰かが言い出すまで待っていようと思ってしまっているかもしれません。でも、自分の時間を無駄に浪費しないことは自分の人生を有意義にするために取っても重要なんです。

西野亮廣さんも著書『革命のファンファーレ』でこう書いています。”自分の時間を使うな、他人の時間を使え”と。

ちょっと本題とはずれてしまいますが、時間の無駄だとあなたが思うなら、その根拠をきちんと伝えて改善提案してみてはいかがでしょうか。

このときに注意しないといけないのは、だた感情的に「この会議は無駄だ！」と言い放っては改善が難しいということです。

何かを「変える」という行為は、多くの人が面倒に感じるもの。そこで運営を変えてもらうためには、そう思う根拠を伝えましょう。あるいは、その会議時間が適切だと思う相手がいるなら、その人の根拠を聞いてみましょう。

 

２）資料作成

資料作成って、なんとなく仕事している感覚になって余計に時間をかけていることに気づけないことも多いんですよね。

資料作成に時間がかかってしまう人でよくありがちなのは、一人で悩んで止まってしまうことです。周囲に聞いてみると、似たような資料が過去に作成されていたり、便利な情報が入ってくることもあります。

あるいは、わかりやすい資料作成をしている人に、どんなポイントを意識しているか聞くのもいいかもしれません。

資料作成に立ち止まってしまった時は、まず周囲に聞いてみるというシンプルなことを忘れずに行ってみましょう。

 

３）電話対応

顧客からの電話が絶え間なくかかってきて、自分の仕事が進まないという人を見かけます。

もちろん、業態によっては顧客からの電話の数が多く、その電話対応が重要な任務となる場合もあります。

ただ、自分の仕事が全く片付かず、周囲に迷惑をかけてしまうというレベルなら、特別な事情がない限り電話対応も選択するということがポイントになってきます。

全ての電話に、瞬時に対応しなければいけないというわけではありません。時には電話に出ないという選択も、必要な場合があるのです。あるいは、別の部屋にこもって作業に集中するというのも一つの手です。

今は作業の時間、今は電話に対応する時間と分けてみてもいいかもしれません。

 

４）メール処理

今の時代はメールでの仕事のやり取りが多くなっているので、1日で処理するメールの数は非常に多くなっていると思います。

でも、メールの処理が遅い＝忙しいというわけではありません。わたしの周りでも、忙しいであろうポジションの人に限って、メールの返信が速かったりします。かなり忙しい経営者でも、メールの返信が速いという話も聞きますよね。

メール処理でポイントになるのは、一瞬で返信できる内容は、すぐに返信して完了させる。ずっとやり取りが続いたり、確認が必要なものは、簡単なメールの処理が終わった後に本腰を入れて取り組むのがオススメです。

わたしの場合、朝最初にメールをチェックし、後でじっくり確認するものはポストイットにメモし、その一瞬で返信すれば終わるものは、どんどん片づけます。

わたしがかなり仕事で意識しているのが、まさにメールの返信は速く。これが少しずつ信頼関係に影響することもあります。メールの返信が速いと、その次の作業工程の人の仕事も早くなります。あるいは、判断が早くなってプロジェクトでのトラブルや進捗状況にも影響する可能性がありますよね。

余談ですが、メール処理のときにわたしが習慣にしているのは、ポストイットにすぐメモしておくことです。

あとで対応しようと思っていると、忘れてしまうことありますよね？人間の記憶力に頼った仕事はリスクが高いです。後で対応しようと思った瞬間にポストイットにキーワードだけメモ。これオススメです。

 

 

今回は、仕事でよく発生する業務を４つに分類して解説しました。これはあくまで一例ですが、時間管理のポイントは「現状に疑問を持つ」「なぜ時間がかかっているのかを考える」ということが重要です。

その根っこがわかると、見直しの方法も見えてきます。ぜひ、日々の仕事で時間管理を見直してみてください。

 

 

 

 - 仕事術