知らなきゃ損！段取り力アップ３つのコツ
2017/10/08
仕事ができる人の特徴は”段取り力”。段取り力が低い人は、仕事が遅い、仕事ができない人と思われてしまうことが多いのではないでしょうか。
段取りを良くしろと言われてもどうすればいいかわからない…と悩む人もいるかもしれません。どうすれば段取り力を高めることができるのでしょうか。
仕事の効率化のポイントである「段取り力」をアップさせる３つのコツをご紹介します。
１．段取り力のポイント！ゴールを明確にする
今頼まれた仕事は、どんなアウトプットを求められていますか？ついつい議論をしているうちに、方向性が変わってしまうことがありますよね。
そんな時に、今導き出すべきゴール・成果は何かと問い直すことができると、無駄な作業をしなくて済むんです。つまり、求められている成果を最初に理解しておくこと、仕事の依頼者との考えのズレがなくなるということなんです。
例えば、上司に「過去の生産数の実績データを出せ」と言われた時「そのデータを何に使おうとしているのか」という資料を使う目的を細かく確認することで、上司が求めている資料をきちんと作成することができます。
理解できないまま勝手な予想で資料を作成すると、求めていたものと違う資料になって修正が発生する可能性が高くなってしまいます。
自分の時間を無駄にしないためにも、資料を作成している時、打合せをしている時、あらゆる仕事をしている時に、その作業のゴールは何かを意識するようにしましょう。
２．期限からの逆算で段取りはスムーズに
仕事を進めていく上で期限を意識することは、誰もが大事だとわかっていることかもしれません。でも、その期限から逆算した行動をできている人は意外と多くないんですよね。
仕事を効率よくテキパキとこなす人は、仕事の締切を意識し、そこにたどり着くまでに必要な道のりをイメージしています。
そのイメージができると「誰の予定をおさえておく必要があるのか」「どの作業を優先して片づけておく方がいいのか」といった流れが見えてきます。
この逆算思考ができるようになると、今目の前のことだけに追われたその場しのぎの仕事の仕方を改善することができるんです。
段取りを良くするためには、１でお伝えしたゴールを理解するとともに、ゴールまでに道順やチェックポイントを把握しておくことが、とっても大事なんです。
３．段取り力はスピードも大事。後回しにしない
仕事に優先順位をつけて片づけることは大切ですが、優先順位が低いからといって後回しにすることが必ずしもいいとは限りません。
重要でも緊急でもない、ただし片づけるのに数分で終わるという場合はさっさと片付けてしまう方がいいことも多いです。
考えている時間より、一瞬で作業を終わりにしてしまう方が、前倒し前倒しで仕事が片付いていく流れを作り出すことができますよね。そうすると、あなたの作業を受け取って進める人も作業が前倒しで進められます。結果的にゴールに行き着くまでの様々な行程のスピードが早まるということなんです。
考える必要もなくメール１本返信するだけという作業や、資料を確認して回答するだけといった作業であれば、負荷も少なくすぐにできるはずですよね。
反応が速い、メールの返信が速いという人は信頼も得やすいです。
後でいいやと思ったら、かなり遅れて対応することになる場合が多いのではないでしょうか。優先順位を考えることは大事ですが、それを考えている時間で終わりにできるぐらいの軽い作業であれば、一瞬で片づけてしまう癖をつけるといいと思います。
仕事を効率化する上で重要な「段取り力」。
皆さんは普段の仕事でどこまで意識できてるでしょうか。ゴールがどこにあるのか、ゴールまでの道筋はどうなっているのか、作業にかかる時間によってメリハリをつけているか。
こんなちょっとした意識の違いで仕事の流れは大きく変わっていくのではないでしょうか。
