納期をなかなか守れない…どうしたら納期に間に合う？納期を守るコツとは？〜その１〜

納期までに仕事をするということは、仕事をする上で基本的なことですよね。そうわかっていても、納期までに仕事が終えられないことが多いと悩む人も多いのではないでしょうか。

納期がどれだけ厳しく設定されているかは、業界や仕事内容によりますが、今回は、わかってはいてもいつも納期を過ぎて怒られてしまう…そんなあなたのために、納期を守るためのコツをご紹介します。

 

１. 納期を守るための最初の一歩。作業量と作業時間をイメージする

 

納期を守るための大事なポイントは、納期までに片付けなければいけない作業の、作業量と作業にかかる時間をある程度把握するということです。

初めて取り掛かる作業の場合はイメージしにくいので、同じような作業を経験した人がいれば、その人に作業時間を聞いておくのもいいでしょう。あなたが経験したことのある作業であれば、イメージはしやすいと思います。

「どの作業に一番時間がかかるか」「作業を細かく分けた時に、それぞれの作業がいつまでに終わっていると順調なペースなのか」

例えば、一週間後が納期の作業に取り掛かるとします。その作業は大きくA、B、Cの３つに分かれます。

Bの作業が一番時間がかかり、３日は必要だとあなたが感じているなら、このＢの作業は早めに取り掛かる必要がありますよね。納期まであと２日というタイミングになってＢに取り掛かったのでは納期に間に合わないことが目に見えています。

納期をいつも過ぎてしまう人に多いのは、明らかに間に合わないような作業量が、納期目前に残っているということなんです。

 

２.　納期を遅れてしまう原因は？

 

１で納期目前まで、終わらないような作業が残っているとお伝えしましたが、なぜそうなってしまったのでしょうか？その原因を分析することが改善の第一歩です。

「そもそも取り掛かるスタートが遅かった？」「スタートはすぐにできたが、思ったより作業に時間がかかってしまった？」どの時点で、納期までの流れが崩れてしまったのかを意識して考えてみましょう。

■スタートが遅いという場合

スタートが遅いという場合は、なぜスタートできなかったのでしょうか？やる気が起きなかったという精神的な原因なのか、スタートする時間がなかったという物理的なことなのでしょうか。

これまで、納期が遅れてしまった経験のある人は、振り返って原因を考えてみましょう。

やる気が起きなかったという場合、短時間だけ集中して作業する時間を決めてみてもいいかもしれません。今日は13時に出かけるから、それまでの間に終わりにする！など。

そもそも作業に取りかかる時間がなかったという場合、その納期を課せられた時点で、あなたの予定がびっしり埋まっていたのなら、通常のペースで作業を進めることが難しいということは予想がつきますね。

それであれば「最初に納期交渉をしてみる」あるいは「ペースが遅れるのはわかっているので、挽回できる作業時間を作る努力をする（予定を調整するなど）」という工夫をしてみるといいかもしれません。

■思ったより作業に時間がかかったという場合

最初にあなたがイメージしていた作業時間よりも、実際は時間がかかってしまったということですよね。それであれば、次回からは作業時間の見込みを修正して、納期までのスケジュールを考えれば改善するはずです。

あるいは、作業に慣れてくれば作業時間が短くなっていくという類の作業であれば、回数を重ねるごとにスケジュール感も変わっていくかもしれません。

 

 

「納期を守る」ということは、仕事を任せる上での信頼にもつながっていきます。どうしても納期を過ぎてしまうこともあるかもしれませんが、そう思った時点で早めに交渉することも大切です。

毎回納期を守って仕事を完了する人と、毎回土壇場になって納期遅延してしまう人、どちらに仕事を任せたいと思いますか？

明らかに多い作業量やタイトなスケジュールの場合を除いて、納期を守れないということが避けれるように工夫してみてくださいね。

 

納期を守るコツその２はこちら→http://すろーらいふ.com/post-548/

 

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