タスク管理を効率的にするたった２つのシンプルな方法

タスク管理は、日々の仕事をスムーズに進められるかに大きな影響を及ぼしますよね。忙しい人でもタスク管理がきちんとできている人は、大きなミスを起こしにくくなります。

逆に、忙しくないのにタスク管理ができていないと、仕事の進め方が非効率的だったり、抜け漏れが発生してしまうことも多いです。

今回は、仕事の効率化にとって重要な、タスク管理のコツ３つをご紹介します。

 

１．タスクの中の「ステップ」と「オープンアイテム」を認識する

 

タスク管理で重要なのは、タスク完了までのステップとオープンアイテムが何かを把握することです。タスク一つ一つを考えると、その一つのタスクがすぐに完了するとは限りませんよね。タスクって、完了するまでにいくつかステップを踏まなければいけません。

そのステップをイメージできているか、何がオープンアイテムとして残っているのかを自分自身で理解していることが、タスク管理を効率的にできるかどうかに左右してきます。

マラソンに例えてみます。20kmのマラソンを走っているとしましょう。タスク管理をざっくりとしかできていない人は、「とにかく20km走る」ということしか頭に入っていない状態です。

タスク管理が上手な人は、「5km地点で給水しようとイメージして走り、5km通過したら残りは15kmだな」という感じで「通過点までにやること」「残りのタスク」をイメージしているのです。

今取り掛かっているタスクが完了するまでに必要なステップはなんでしょう？今あなたがいる地点から考えた時に、オープンアイテムとして残っていることはなんでしょう？

これを意識すると、「あー、タスクが多くて大変」と思っても、あとどれぐらいの負荷がかかるのか、時間が必要なのかをイメージしやすくなります。

 

２．タスク通過点でも周囲との認識合わせをしてみる

 

タスク管理で意外と有効なのは、タスク完了していない状態でも場合によっては関係者に認識合わせしてみるということです。上司へ最終資料を報告しなければいけないという場合は、都度都度タスクの進捗を上司に報告すべきかは状況によりますが…上司ではなく、プレイヤーレベルで一緒に仕事をしている関係者がいる場合に、この方法は有効になります。

例えば、予算計画を1ヶ月かけて仕上げなければいけないとします。最終の予算計画ができるまでの間に、「売上予測のデータを更新する」「価格の見直し」などの作業があるとしましょう。この場合「売上予測のデータ更新」という一つのタスクを完了するまでの間にも、小さなタスクが存在しています。そして「売上予測のデータ更新」というタスクを完了するまでに、調整しなければいけない関係者が存在します。

この関係者に対して「今ここまでが終わった、残りのタスクはこれだと認識しているけど、認識合っている？」と聞いてみるということです。

重々しい報告を都度しなければいけないというわけではなく、ちょっと会話で確認する程度でいいと思いますので、関係者と認識共有をしておくことをオススメします。

なぜなら、自分では気づいてないタスク漏れを気づかせてもらったり、実はこんな情報があるんだよねと追加や修正の情報が入ったりする可能性があるからです。

あなたのタスクを完了させるまでの間に、関わっている重要なキーマンと密にコミュニケーションを取る工夫をするといいのではないでしょうか。

 

タスク管理は日々行っているものですが、その中の小さなタスクをどうイメージするか、通過点でどんな認識を持って行動しているかという途中経路も重要なのです。

ぜひタスク管理をする時に意識してみてください。

 

 

 

 - 仕事術