仕事の効率化をしよう！今すぐに取り組めるたった3つのポイント

仕事の効率を上げて、有意義な時間の使い方ができるようになりたい・・・

仕事の効率化は、仕事をしている限りずっと考えてしまう課題ですよね。

少しでも仕事を効率化するための３つのポイントをご紹介します。

 

 

１．優先順位を整理することが効率化の第一歩

 

仕事に優先順位をつけるということは、よく言われることかもしれません。

でも、そもそもどうやって優先順位をつければいいのかがわかりにくいですよね。

そこでポイントとなるのが、時間軸です。

まず、「今日中にやるべき業務」「長い時間をかけて取り組む業務」の２つにおおまかに分けてみましょう。

そして、１日の前半に「今日やるべき業務」を片づける時間を集中させることができるように工夫してみましょう。

 

なぜなら、仕事に追われて自分で１日の働き方をコントロールすることが苦手な人は、今日やるべき業務を後回しにしていることがあるのです。

または、業務の優先順位が整理できてないがゆえに、急に依頼される突発的な業務でリズムを崩されて対応しきれなくなってしまうのです。

もちろん、急な依頼業務は誰しもコントロールできることではありません。

しかし、そいういった突発業務に対応できる余裕を作れるようにしておくことが重要なのです。

そのためにも、前半で今日片づけることが必須のことに集中し、後半でじっくり取り組む課題に集中するというリズムがオススメです。

 

そうすることで、突発業務が入ってきたときに対応しやすいですし、余裕時間を持つことで、自分の１日の業務時間をコントロールしやすくなります。

 

 

２．集中力の管理

 

仕事の効率化を目指す上で欠かせないのが、集中力の管理です。もちろん人間は１日中ずっと集中できるわけではありません。

集中力を伸ばすことに努力するというよりも、メリハリをつけること、集中力が高まっている時に凝縮して業務を片づけるという意識がポイントになります。

集中力が切れて雑談を続けたり、眠くなってボーっとしている時など、だらだらと仕事を進めても、思った以上に進んでいないことが多いはずです。

 

そんな時は、”敢えて”休憩をとる、仮眠をするなどの集中力回復の工夫が必要です。

集中力が切れている状態で中途半端に長時間仕事をするより、短時間でもいいので集中して業務に向き合える時間が作ることの方が重要なのです。

わたしの場合は、周囲の雑談が気になる時や、作業を中断することなく集中した時は、会議室へこもってしまいます。自分だけの作業に集中して、かなり効率的に仕事がはかどります。

日々仕事をしていく中で、自分の集中力がどう変化しているのか、どうしたら集中力が高まるかという動きに意識を向けてみましょう。

集中力の管理は、仕事の一部だと思うぐらいでいいと思います。

 

 

３．組織全体の効率に目を向ける

 

あなた自身のことだけでなく、組織全体の効率に目を向けることも重要ですよね。

部下を持つマネージャーではないのに、自分が組織全体の効率を考えるなんて・・・と思うかもしれませんが、それが結果的にあなたの業務の効率化につながることもあるのです。

具体的には、あなたが引き受けている業務は、あなたがやるべき業務ですか？他に最適な人はいませんか？という問いを常に持つことです。

 

日本人はお互いに助け合いが大事だし・・・自分の仕事じゃないからと断るのはわがままだ・・・いろんなネガティブな思いが浮かぶかもしれません。

決して、自分の担当業務以外やりません！と冷たく突き放せと言っているわけではありません。もちろん、持ちつ持たれつの関係もあるでしょう。

大事なのは、本来あなたが引き受けるべき業務でないのに、誰もやらないから・・・頼まれたから・・・という理由だけで無駄な業務に時間をかけていませんか？ということなのです。

あなたがやった方が効率的ということであれば問題ないかもしれませんが、明らかに他の人の業務なのに、あなたが対応することで工数がかかったり、確認に時間がかかったり、遠回りになってしまうことはありませんか？

仕事を引き受けるあなたが悪いということではありません。ただ、あなたが悩みながらも引き受けた仕事は、他の人に任せたらもっと効率的に処理が進むかもしれないのです。

それは結果的に組織全体の効率につながるのです。

 

 

 

仕事の効率化のコツは様々な方法があると思います。ちょっとした工夫で変わるものなんですよね。

今のあなたの状態が完璧だとは思わず何か改善の余地はないのか、他の人はどんなやり方をしているのか・・・

アンテナを広く立てることで、仕事の効率化のきっかけがさらに増えるのではないでしょうか。

 

 

 - 仕事術